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Para aqueles que forem fazer esta pausa, a Neo Solutions deseja um bom descanso!
Uma das maiores ambições de qualquer empresa contábil é expandir sua carteira de clientes e, consequentemente, aumentar sua receita. Embora essa busca por novos negócios seja fundamental, muitas vezes as empresas negligenciam a importância de otimizar seus próprios processos internos. Mas, afinal, qual a conexão entre processos bem definidos e o sucesso de uma contabilidade?
Enquanto a energia é direcionada para a aquisição de novos clientes, pode haver oportunidades valiosas sendo desperdiçadas dentro da própria empresa. Ignorar o controle estratégico interno pode significar deixar dinheiro na mesa.
O resultado? Um aumento no faturamento que não depende exclusivamente da conquista de novos clientes. Mais do que isso, uma empresa com processos bem definidos se torna mais forte, ágil e preparada para aproveitar novas oportunidades, pavimentando o caminho para um crescimento sustentável. A aquisição de novos clientes passa a ser uma estratégia de crescimento, e não apenas uma tábua de salvação.
Para alcançar esse nível de eficiência e crescimento, é imprescindível conhecer cada detalhe da operação da sua empresa. E sem processos claramente mapeados e prontos para a gestão estratégica, essa tarefa se torna praticamente impossível.
A aquisição de novos clientes por uma empresa desorganizada pode gerar um aumento desproporcional na carga de trabalho. Imagine um colaborador já sobrecarregado: ao receber ainda mais tarefas, a qualidade do seu trabalho inevitavelmente cairá ou demandará horas extras, o que pode gerar prejuízos a longo prazo.
Por outro lado, uma empresa com processos bem definidos tem a capacidade de dimensionar sua capacidade de trabalho, planejar-se de forma inteligente para absorver novas demandas e garantir que cada novo cliente contribua para um lucro real.
Mapear e gerenciar processos de forma eficiente seria inviável sem o auxílio de um software especializado de controle de tarefas. Essa ferramenta permite:
Com todas essas informações acessíveis em segundos, as tomadas de decisão se tornam mais efetivas e eficazes, diferenciando as empresas que realmente possuem uma gestão profissional.
Com os processos operacionais devidamente mapeados, sua empresa contábil conquista uma gestão estratégica escalável. O primeiro passo nessa jornada é a gestão de pessoas.
A divisão clara do trabalho permite alocar os colaboradores mais adequados para as tarefas em que possuem maior habilidade. Isso possibilita:
Ao garantir que cada membro da equipe esteja na posição ideal, novos indicadores de desempenho surgirão, revelando fragilidades que podem não estar relacionadas à falta de comprometimento dos colaboradores.
Apesar da padronização e eficiência dos processos, é fundamental lembrar que cada cliente é único e pode reagir de maneiras distintas. Quando uma tarefa depende da ação do cliente, o controle do escritório de contabilidade é limitado até que a interação seja concluída.
No entanto, com o mapeamento de processos e as ferramentas de diagnóstico adequadas, é possível:
Por exemplo, um cliente desorganizado que impacta a produtividade da empresa contábil pode ser um candidato ideal para uma solução de BPO (Business Process Outsourcing). Ao assumir algumas tarefas desse cliente, o fluxo de trabalho volta ao padrão da empresa, gerando uma nova fonte de receita.
Essa identificação de oportunidades só é possível quando tudo está estruturado para ser mensurado. Se a necessidade de BPO se tornar mais frequente do que o esperado, é possível até mesmo redesenhar o plano de negócios da empresa.
Todo crescimento exige novas projeções, e no universo contábil, tudo é regido por prazos bem definidos. Portanto, a previsibilidade é fundamental.
Se os processos estão funcionando corretamente e atrasos começam a se tornar mais comuns, isso pode indicar um aumento na demanda e, consequentemente, na receita. Nesse cenário, pode ser necessário realizar novas contratações. A chave é que essa necessidade seja identificada antes que a situação se torne insustentável.
A gestão da sua empresa precisa monitorar constantemente todos os aspectos da operação, e as ferramentas certas permitem visualizar o cenário em tempo real.
Quando surgem dúvidas, é crucial saber onde encontrar as respostas rapidamente. Se você precisar de muitos cliques para responder a perguntas como:
...algo pode estar errado com a gestão dos seus processos. Um bom gestor precisa de uma ferramenta que forneça esse tipo de suporte para tomar decisões informadas. Por exemplo, identificar se um colaborador está dedicando tempo igual a um cliente importante e a um cliente inadimplente.
Existem inúmeros motivos para sua empresa contábil priorizar o controle de processos. No entanto, é importante ser honesto: mapear processos só traz resultados para quem busca a melhoria contínua.
Pensando nisso, a Neo Solutions desenvolveu o Neo Controle, um software de controle de tarefas que permite realizar todos os diagnósticos necessários para elevar a gestão da sua empresa contábil. Ele abrange tanto a gestão de processos definidos e mapeados quanto as solicitações feitas pelos seus clientes.
Além disso, o Neo Controle oferece funcionalidades de automação, como a consulta da situação fiscal no eCAC. Clientes com situação fiscal regular têm seus relatórios baixados e tarefas relacionadas concluídas automaticamente, sem intervenção humana. Já os clientes com pendências têm suas tarefas atualizadas com as informações necessárias para que o colaborador responsável possa dar continuidade ao processo.
Priorizar a gestão de processos contábeis, a gestão de pessoas e o controle de tarefas, com o auxílio de um software de controle de tarefas como o Neo Controle, é o caminho para transformar sua empresa contábil. Ao otimizar seus processos internos, você não apenas aumenta a eficiência e a produtividade, mas também se prepara para um crescimento sustentável e lucrativo.
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Se você se interessa por gestão financeira para empresas contábies, nossos artigos abordam esses temas sempre procurando dar dicas para que sua empresa melhore a eficiência, economize e seja mais produtiva.
Abaixo fizemos uma seleção com esses artigos:
Descubra como a gestão de processos contábeis, gestão de pessoas e o controle de tarefas, com o auxílio de um software especializado, podem impulsionar o crescimento da sua empresa contábil.
