O que fica entre a Gestão e a Robotização?
Existe um benefício implícito quando os processos de gestão são bem administrados, mas que muitas vezes é ignorado por conta da rotina insana de um escritório contábil.
O interesse maior sempre fica com a parte que pode desafogar esta enorme carga de trabalho.
Neste sentido, o foco dos responsáveis é praticamente todo voltado para a automatização, robotização, ou qualquer outro nome que esteja na moda e faça o trabalho, mais rápido e mais eficiente que um ser humano.
Contudo empresas realmente eficientes, prezam a gestão dos processos e sua rastreabilidade da mesma maneira que as automações.
E para uma gestão eficiente é preciso que pessoas analisem, estruturem e revejam os processos até para que novas automações possam ser implementadas.
A pessoa não pode ser excluída da equação. Pois como resumiu Abilio Diniz
"Gestão é simples! E gestão é gente e processo, processo e gente. Sem gente você não faz nada!"
Rastreabilidade. Processo fundamental na gestão contábil.
Por isso, certificações de qualidade importantes para o segmento contábil como ISO e ABNT, exigem foco em processos. Um dos mais importantes é a Rastreabilidade.
Tudo pode estar funcionando de maneira automatizada perfeitamente, mas quando acontece algum problema é preciso saber como as coisas são feitas, quem faz o quê, quais são os responsáveis pelo processo e os causadores do problema. Isso é rastreabilidade!
Se os processos da sua empresa contábil funcionam sozinhos, mas são uma caixa preta que ninguém sabe o que tem dentro, quando é preciso fazer uma interferência, como isso acontece?
Ou quando tentam manipular os processos, será que você saberia?
Será que você teria como se defender?
Veja como conhecer os processos de um sistema eficiente de gestão, protegeu uma empresa contábil de um prejuízo financeiro.
Aconteceu e pode acontecer na sua contabilidade!
De repente um de seus principais clientes entra em contato pedindo uma reunião presencial, quer que você faça uma visita à empresa dele.
Como ele não adianta sobre o que é o encontro, você não tem opção a não ser especular.
Para estar preparado para a reunião, você decide revisar a situação da empresa dele e vê que está tudo como deveria.
Este cliente, além de ser um dos seus melhores cases, também possui uma ótima relação com a sua empresa contábil, por isso a reunião parecia promissora.
Após uma inspeção interna o seu cliente descobriu que não havia pago o imposto referente à folha de pagamento da empresa. A pessoa responsável por esse pagamento, disse que sua empresa não havia disponibilizado o imposto.
O resumo da reunião era o repasse de uma multa no valor de R$26.000,00 que seu cliente agora esperava que sua contabilidade arcasse.
Porém como você havia analisado os processos do seu cliente, estava com a consciência tranquila, pois seus sistemas enviam notificações para o cliente, por email e por sms. Então entrou no sistema de disponibilização de documentos e impostos, ali mesmo na reunião.
Através dele conseguiu ver que aquele imposto, assim como todos os outros, haviam sido disponibilizados no período certo, também conseguiu ver que um determinado usuário acessou o imposto e fez o download antes do prazo do vencimento.
Para fazer essa operação o usuário precisa colocar sua senha e o sistema também registra o IP do computador que faz o acesso. Tudo para garantir a rastreabilidade do protocolo eletrônico.
Era o usuário e computador da pessoa responsável por pagar os impostos na empresa do seu cliente.
Infelizmente, por algum descuido a pessoa não pagou o imposto dentro do vencimento, sabia que haveria uma multa pesada e tentou se isentar do problema.
Isso aconteceu e acontece com mais frequência do que parece, sua empresa contábil tem um sistema de gestão de entrega de impostos e documentos capaz de te proteger assim?
Você conhece o Net Contábil? Um sistema de gestão para empresas contábeis pioneiro que a quase 20 anos disponibiliza documentos e impostos na nuvem notificando seus clientes e protegendo sua empresa contábil.
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Quando o sistema de gestão literalmente protege sua empresa contábil Por mais que a robotização esteja transformando os processos contábeis, os sistemas de gestão não servem apenas para aumentar a eficiência e a produtividade de uma empresa contábil. Processos e Gente são a chave de uma boa gestão.
