Gestão de tarefas para empresas contábeis em home office

Panorama

Home office já era realidade para muitas empresas antes do confinamento social.

E o que elas já sabem há muito tempo é que o controle das tarefas de suas equipes é o alicerce para as operações do trabalho remoto.

As empresas que começaram o trabalho remoto só agora, quase de maneira compulsória talvez não percebam a necessidade deste tipo de controle, pois estão tentando organizar a estrutura do home office em si.

Porém quanto mais demorarem para estabelecerem os padrões e controles de suas rotinas, mais difícil será essa reestruturação, já que novos problemas aparecerão até que o novo ambiente esteja totalmente operacional.

Desafios

Em situações normais as rotinas de uma empresa contábil podem se comparar a uma linha de produção.

Contudo, uma pequena mas importante parte dos trabalhos são específicas com detalhes diferentes para cada cliente.

Se esses trabalhos entrassem na linha de produção, seria como se garrafas de azeite, vinho, vinagre, refrigerante e suco estivessem na esteira de engarrafamento de uma fábrica de cerveja. Seria um desastre.

É preciso identificar tudo que é repetitivo, recorrente, categorizar, delegar, automatizar (tudo que for possível) e principalmente monitorar.

Desta maneira o trabalho diferenciado poderá ter mais atenção, mas sem negligenciar os trabalhos recorrentes.

Controle

Primeiro de tudo, não existe ferramenta de controle que funcione se os processos não estiverem muito bem definidos.

Os gestores de uma empresa contábil precisam conhecer e dominar os processos aos quais seus colaboradores estão submetidos.

Ter esses processos mapeados serão indispensáveis no uso de ferramentas de gestão de tarefas, sendo uma empresa com estrutura convencional e principalmente home office.

Monitoramento

Ferramentas de controle de tarefas existem desde sempre e elas foram evoluindo para conseguir garantir mais produtividade e mais controle.

Por isso existem opções para todos os gostos, mas nós estamos falando aqui de empresas contábeis.

Gestores que conseguem monitorar tarefas tem o poder de direcionar suas equipes por outros caminhos quando necessário, pois sabem tudo que está acontecendo e por isso ver além do que seus colaboradores possam imaginar, pois não vêem o quadro todo.

Por exemplo, consegue saber quais clientes são mais delicados, quais colaboradores são mais eficientes, quais tarefas são mais completas.

Isso é fundamental para controlar seus colaboradores a distância, pois é necessário mais agilidade nas tomadas de decisão.

Mesmo com ferramentas de comunicação eficientes, a simples questão de tirar uma dúvida com o colega do lado, no ambiente remoto é mais complicada. Então as pessoas certas precisam estar com as tarefas certas para minimizar esse tipo de detalhe que pode comprometer a eficiência.

Ferramentas

Caso existam dúvidas qual o tipo de ferramenta sua empresa contábil necessita para a gestão de tarefas, deve se priorizar a eficiência.

Seria possível fazer em qualquer software de planilhas se não houvesse opções, mas existem, e existem as pensadas exclusivamente para empresas contábeis.

Elas permitem que o gestor veja o desempenho dos colaboradores e com análise deste desempenho, decidir caso seja necessário colocá-lo em outra tarefa que ele tenha um desempenho melhor.

Ou até mesmo bonificar quando o desempenho for superior ao esperado. Prática comum principalmente na estrutura de home office, onde motivar o colaborador pode melhorar a produtividade.

Também é possível monitorar tarefas por departamentos possibilitado priorizar rotinas.

Outra maneira de prioridade é o monitoramento por tarefas, em aberto, executadas e até mesmo vencidas.

Sem contar que as tarefas mapeadas e delegadas aos colaboradores pelo sistema de controle servem como um checklist, norteiam o colaborador e não o deixa esquecer, pois eles tem seus próprios monitoramentos.

Tarefas feitas por robôs

Além de ajudar colaboradores e gestores focar no que precisa ser feito, alguns sistemas de controles de tarefas para empresas contábeis, vão além e constroem robôs para execução de tarefas completas.

Por exemplo, todo o processo de consulta da situação fiscal de todos os seus clientes no e-CAC da Receita Federal, com download dos relatórios e até mesmo a baixa concluindo a tarefa quando não há pendências na consulta do cliente.

Tudo isso é feito sem interação humana economizando um tempo preciosíssimo dos colaboradores.

Apenas os casos com pendências não tem a baixa da tarefa de maneira automática. Justamente para que o colaborador dê continuidade na tarefa de onde o robô parou.

Pois a tarefa robotizada é sobre a consulta da situação fiscal, e não a resolução do problema apresentado na consulta.

Mesmo essa consulta apresentando pendências na Receita, foi feita automaticamente e é extremamente importante para sua empresa contábil e seu cliente, pois precisam agora sim da intervenção urgente do responsável por esse cliente.

Outro exemplo da participação de um robô em conjunto com um colaborador é:

Quando um colaborador executa uma tarefa que está em seu sistema de controle e ela é relacionada à execução das declarações acessórias, uma vez que o colaborador salva os recibos dessas obrigações, ele não precisa voltar no sistema de controle de tarefa para dar baixa, pois o robô varre as pastas onde os recibos foram salvos e dá baixa automaticamente nessa tarefas.

Na próxima vez que o colaborador pesquisar suas tarefas em aberto, as declarações acessórias não estarão mais lá e sim nas tarefas concluídas.

O Neo Controle é o sistema que possui esses robôs e todos os controles de tarefas mencionados neste artigo, pensado exclusivamente para empresas contábeis.

Por ter integração com os outros sistemas da Neo Solutions possui mais uma série de automatizações, garantindo muito mais eficiência e eliminando erros em comparação quando a tarefa é feita manualmente.

Conclusão

O controle de tarefas é uma demanda importantíssima para qualquer empresa contábil, mais ainda quando os colaboradores estão trabalhando no regime home office.

Se você quer saber como a Neo Solutions pode melhorar a controlar as tarefas na sua empresa de contabilidade e aumentar a produtividade em seus departamentos, solicite uma demonstração do Neo Controle, preenchendo o formulário abaixo.


Compartilhe: