O fluxo do trabalho na empresa contábil

A produção diária em uma empresa contábil é frenética e sem descanso.

Em alguns aspectos pode ser comparada à uma linha de produção industrial ao mesmo tempo que é totalmente diferente, pois salvo alguns nichos, a prestação de serviço para o mesmo cliente nunca é igual ao mês anterior.

O faturamento muda, a folha de pagamento muda, o gastos mudam, os valores estão sempre mudando, é como se na linha de produção de automóveis aquele funcionário que é responsável por colocar a porta no carro, terminasse de colocar a porta em um sedan, depois viesse uma pickup, depois um conversível, depois duas pickups em sequência.

Se uma linha de produção de automóveis fosse assim, a produtividade seria uma porcaria, mas em uma empresa contábil mesmo com os processos se repetindo mês a mês a variação dos dados torna cada resultado final diferente, o que requer atenção redobrada para entrega do “produto final”.

Eu sei que indústria e serviços não se comparam, porém é uma analogia válida para o ponto que quero levantar.

Como a linha de produção não pára nunca, é muito difícil fazer alterações para a melhora da produtividade, mas o novo maquinário que coloca as portas nos carros sozinho, chegou e é preciso colocá-lo no circuito.

Este é o momento em que as indústrias são muito mais bem preparadas que a prestação de serviço, pois esse planejamento é feito com muita antecedência.

Nas empresas contábeis, muitas vezes soluções sistêmicas são adquiridas por serem comprovadamente eficazes, mas sem o planejamento necessário para sua implantação, muitas vezes os colaboradores não são nem informados sobre as mudanças, são treinados ao mesmo tempo que devem produzir.

Sem mencionar colaboradores mais antigos que retardam o processo de implantação por estarem confortáveis do jeito que estão ou porque sentem medo da mudança.

Não é raro que essas soluções fiquem empacadas por bastante tempo ou até mesmo canceladas. Não porque a solução não atendia, mas porque não houve planejamento para sua implantação.

Nessa hora as empresas que se destacam, têm sempre um gestor eficiente, um verdadeiro maestro que tem a equipe na ponta da sua batuta. Que sabe da importância de cada membro do seu time, do violinista ao percussionista que toca apenas 5 notas no triângulo durante toda a sinfonia.

Porém até esse maestro tem uma partitura para seguir, do mesmo jeito que o gestor tem seus relatórios e processos.

A todo momento existem alterações no universo contábil, novas regras e novas soluções, então é preciso reestruturar o fluxo de trabalho de tempos em tempos para continuar tendo eficiência.

Tenho quase certeza que sua empresa adquiriu algum tipo de solução pelo menos nos últimos dois anos, mas será que redesenhou o fluxo do trabalho para que essa solução rendesse o que realmente ela deveria.

Pense nisso e talvez sua empresa contábil possa tirar proveito.

E para o seu gestor, a Neo Solutions tem o sistema de controle de tarefas para estruturar e controlar todo o fluxo de trabalho da sua empresa contábil. O Neo Controle.

Além de estruturar e controlar todas as tarefas, algumas tarefas importantes são feitas automaticamente como é o caso de tirar os diagnóstico da situação fiscal e o relatório complementar previdenciário no e-CAC. (maquinário que coloca as portas nos carros automáticamente)

Todas as tarefas integradas com o Net Contábil e Neo Protocolo Free, tem sua baixa automática, gerando relatórios importantes para o gestor.

Também têm baixas automáticas as tarefas executadas referentes às seguintes declarações e obrigações:

• DCTF
• DIRF
• DEFIS
• DIMOB
• DMED
• ECD
• ECF
• EFD Contribuições
• Dif Papel Imune

Uma vez que o recibo dessas declarações estão na pasta configurada, o Neo Controle lê esses recibos, identificando quem são os clientes e os responsáveis na empresa contábil por essas declarações e obrigações, assim encerrando a tarefa automaticamente.

O Neo Controle para a gestão das tarefas que seus colaboradores devem executar para seus clientes, é uma ferramenta fundamental para o gestor identificar problemas na empresa, mapear as situações e tomar decisões estratégicas a partir desse mapeamento, por outro lado o Neo Controle tenta ajudar ao máximo na automatização de tarefas e baixas automáticas trabalhando junto com o colaborador.

Então o que você acha, vale a penas reavaliar o fluxo do trabalho na sua empresa contábil?

Se você ficou interessado solicite uma demonstração do Neo Controle preenchendo o formulário abaixo.


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