Existem várias maneiras de encarar essa questão, mas aqui partiremos do ponto de vista da carteira de clientes.
A partir dela é que fazemos previsões de receita da empresa, que por sua vez será o alicerce do planejamento financeiro, se haverá reinvestimento ou aperto no cinto.
Neste caso o departamento de cobrança deve trabalhar lado a lado com o financeiro para garantir que tudo seja executado com sucesso.
IMPORTANTE
Para isso é muito importante conhecer a carteira de clientes, o segmento contábil como um todo tende a flexibilizar e causar pequenas situações que necessitam de cuidados, como descontos, inadimplência, congelamento no reajuste e até mesmo pausa nas cobranças.
Somadas, essas pequenas situações podem gerar um grande problema.
A CRISE
No ano passado obtivemos muitos relatos onde clientes das empresas contábeis, solicitaram condições especiais para o pagamento dos honorários sobre a prestação dos serviços, usando como justificativa a crise.
Se sua empresa concedeu alguma condição especial, você sabe dizer quantos e como está a situação destes clientes?
Será que não é hora de rever essas condições? Pode ser que o período de carência dado já tenha expirado e você deixou de receber o honorário cheio apenas por deixar essa caso passar batido.
Isso é mais comum do que se imagina!
Não espere seu cliente entrar em contato avisando que quer voltar a pagar mais. Até porque muitos se aproveitam e se planejam para conseguir melhores condições de pagamento usando o argumento da crise.
NOTAS FISCAIS EMITIDAS E NUNCA RECEBIDAS
Uma empresa contábil com
200 clientes e honorário médio de
R$700,00 se tiver uma inadimplência de
10% na sua carteira de clientes, além não receber os
R$ 14.000,00 mensais pelos quais trabalhou, perde pagando do próprio bolso
R$2.240,00 por mês com impostos se tiver uma alíquota de
16% em seu regime tributário.
Se esse cenário for constante, durante o ano são
R$26.880,00 indo pelo ralo em notas fiscais emitidas. Isso sem falar em taxas bancárias e outros fatores que estão no automático que nem nos damos conta.
SEPARANDO O JOIO DO TRIGO NA CARTEIRA DE CLIENTES
Seu inadimplentes são esporádicos ou viciados?
Separe seus clientes bons pagadores dos problemáticos, isso pode ser um diferencial estratégico para sua empresa.
Se for possível separe até na carteira de cobrança bancária. Desta maneira é mais fácil visualizar a qualidade do seu dinheiro, naquela conta específica você recebe o certo, o confiável, permitindo aplicar o dinheiro de maneira inteligente.
Na outra conta você cobra os viciados em atrasos e inadimplentes, aqui seu gerente financeiro terá que possuir grande habilidade de negociação e de gestão para garantir que as perdas sejam controladas, com taxas, impostos e até mesmo descontos de negociação.
NUNCA DEIXE DE COBRAR SEUS CLIENTES
Emita faturas detalhadas da sua prestação de serviços.
Caso haja desconto especifique o valor cheio, o desconto e por quanto tempo o desconto tem validade. Assim sua empresa e o cliente sabem quando o valor normal voltará a ser cobrado.
Pode existir aquele caso de que, um cliente importante para a empresa esteja passando por dificuldades e foi decidido congelar a cobrança até que ele se recupere, mesmo nesses casos informe o cliente sobre os serviços prestados o valor do honorário e o desconto 100% naquele período.
Para os casos de inadimplência comum, envie carta de cobrança com o detalhamento das pendências.
É comum clientes com dificuldade pagarem a fatura atual e deixarem anteriores em aberto ou aquele outro truque de pagar a mais antiga e empurrar os outros débitos para os próximos meses.
Mesmo assim continue enviando a carta de cobrança informando tudo que está em aberto.
POLÍTICA DE NEGOCIAÇÃO
Crie uma política de negociação clara para que seus colaboradores possam aplicar aos inadimplentes.
Até onde sua empresa consegue ir sem interferência ativa, depois da cobrança quanto tempo é possível esperar até para que haja uma proposta de negociação de quitação de débitos e como é a mecânica dessa proposta, em quantas vezes, valores mínimos, etc.
Então finalmente saber quando um cliente não vale mais a pena.
Nessa hora o contrato de prestação de serviços será a lei a ser seguida, não tenha medo de cobrar judicialmente por aquilo que sua empresa tanto trabalhou, e também não fique constrangido pensando que essa empresa nunca mais se tornará sua cliente, pois se o trabalho foi executado como o combinado é seu direito receber.
SISTEMA DE INFORMAÇÃO
É claro, para que você e seus colaboradores tenham como verificar todas essas informações e viabilizar a execução da cobrança, é necessário que exista um sistema que dê suporte a tudo isso e onde todos esses dados sejam integrados.
Nós da Neo Solutions e todos os nossos clientes que utilizam o Neo Fatura, conseguem lidar com todas as situações mencionadas neste artigo de maneira muito simples.
Com isso podemos fazer nosso planejamento financeiro anual, com previsões e comparar mensalmente através de relatórios tudo o que foi previsto com o realizado.
Enviamos nossas faturas detalhadas, juntamente com o boleto da instituição financeira mais vantajosa, podendo mudar de banco quando bem entendermos e também enviamos a nota fiscal de serviço eletrônica, sem precisar gerar boleto por boleto no banco e nota por nota na prefeitura, é tudo feito no próprio sistema.
Também enviamos cartas de cobrança para os inadimplentes.
Tudo isso integrado com o contas a pagar e receber.
A facilidade de poder operar tudo isso em um único sistema nos permite saber em tempo real a verdadeira situação da nossa carteira de clientes possibilitando rápidas tomadas de decisões.
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