O primeiro motivo e o mais óbvio sobre a importância da consulta do Relatório de Situação Fiscal e Relatório Situação Fiscal Complementar (Previdenciário) do e-CAC, é que eles são a garantia cabal de que sua empresa cumpriu com a prestação dos serviços fiscais, obrigações acessórias federais e que o cliente fez a parte dele pagando todos os impostos devidamente.
Com esse dois relatórios a empresa do seu cliente sabe que não tem nenhuma pendência com a Receita Federal.
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O segundo motivo, é para evitar surpresas desagradáveis oriundas da longa validade da CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS RELATIVOS AOS TRIBUTOS FEDERAIS E À DÍVIDA ATIVA DA UNIÃO.
A longa validade da CERTIDÃO NEGATIVA, evita que sua empresa contábil precise tirar uma nova certidão toda vez que seu cliente precisar.
Porém no intervalo entre a emissão da certidão e o prazo final de sua validade, muitas coisas podem acontecer com a empresa do seu cliente, mas a certidão na validade pode permitir com que ele siga em seus contratos, mesmo que haja alguma pendência. Isso é bastante comum nos casos de licitações públicas, já nos casos de empresas privadas pode haver a necessidade de uma certidão mais recente do que todo o período que uma certidão é realmente válida.
Neste cenário pode acontecer de sua empresa contábil sempre entregar as obrigações dentro do prazo, mas o cliente não efetuar o pagamento dessas obrigações e mesmo assim conseguir entrar em uma licitação por exemplo.
Então se sua empresa e seu cliente forem esperar a certidão estar perto de vencer, para saber como estão as situações Fiscais e Previdenciárias junto a Receita Federal e aí tirar uma nova certidão, pode ser tarde demais.
Um grande problema pode ter fermentado neste longo período de uso da CERTIDÃO NEGATIVA válida.
Impostos atrasados e multas pelo não pagamento inviabilizarão uma nova CERTIDÃO NEGATIVA podendo causar a perda de contratos para o seu cliente.
Mais comum do que parece
E infelizmente não é raro que o cliente por desorganização nem tenha ciência que estes impostos estão atrasados ou pior ainda, ele sabe mas é mau caráter e nos dois casos queira repassar a culpa para sua empresa, questionando que não foi informado. Por esse motivo é muito importante ter um sistema de entregas de documentos e impostos com protocolos digitais assinados eletronicamente, pois hoje em dia tudo é entregue de forma digital, prevenindo assim qualquer prejuízo para sua empresa.
Mas o ideal mesmo é não deixar chegar neste ponto, pois com os Relatórios de Situação Fiscal e Previdenciária do e-CAC é possível saber se há alguma coisa errada a qualquer momento.
Caso não haja, basta entregar os comprovantes para o cliente e guardar uma cópia, se houver é necessário tomar as providências imediatamente e se o erro for da sua empresa, prepare-se para arcar com os prejuízos.
Não pense que sua empresa sempre será isenta de equívocos, pois é muito fácil esquecer de tirar o relatório no meio de todos os seus clientes, pois no meio de todas as rotinas da sua empresa e dependendo da quantidade de clientes da sua empresa, todo o processo de tirar esses relatórios e informar o cliente pode demorar mais de 2 dias com um colaborador dedicado exclusivamente à essa tarefa.
Como fazer a consulta da Situação Fiscal passo a passo no e-CAC
- entrar no site do e-CAC com o certificado digital do cliente ou sua procuração eletrônica (dentro da validade)
- entrar no menu Certidões e Situação Fiscal
- escolher a opção Consulta Pendências - Situação Fiscal
- clicar em Diagnóstico Fiscal
- clicar em gerar o Relatório
- na tela que abrir clicar no outro link Gerar Relatório para salvar o pdf.
Agora repita esse processo para todos os seus clientes, torcendo para o site da Receita Federal não estar lento e você terá uma ideia de quanto tempo custar para conseguir essa importante proteção para sua empresa e seu cliente.
Esse processo pode ser feito a qualquer momento quantas vezes você quiser, mas para ser útil e eficiente, recomendamos que seja feito entre 15 e 30 dias, desta maneira sua empresa e seu cliente estarão sempre protegidos.
Alternativas inteligentes
Também existe a opção de automatizar todo esse processo de gerar e baixar os relatórios de situação Fiscal e Previdenciária sem que seu colaborador precise interagir com o portal do e-CAC para as empresas que não possuirem pendências, liberando assim seu colaborador para cuidar apenas dos casos em que haja alguma anormalidade. Se sua empresa contábil trabalha direitinho isso pode economizar um caminhão de tempo.
O Neo Controle da Neo Solutions pode fazer isso automaticamente para sua empresa, saiba como solicitando uma demonstração no formulário abaixo.
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e-CAC - Importância do Relatório de Situação Fiscal e Previdenciário Entenda porque sua empresa contábil deve se importar com o Relatório de Situação Fiscal e Situação Fiscal Relatório Complementar (Previdenciário) dos seus clientes do e-CAC, e porque incluir essas consultas em sua rotina mensal.
