Diariamente sua empresa contábil precisa processar milhares de tarefas e obrigações para que seus clientes tenham empresas saudáveis.
Este trabalho minucioso se repete mensalmente e diariamente é renovada a possibilidade de erros serem cometidos, pois a quantidade de trabalho feito é gigantesca e cada cliente tem sua particularidade.
Dentre inúmeras situações, o exemplo de um imposto que o cliente não paga, seja por erro do escritório contábil ou por culpa dele mesmo, gera uma cadeia de eventos burocráticos para a recuperação da saúde fiscal da empresa do cliente, podendo haver inclusive prejuízos financeiros.
Definição de processos
A melhor maneira de prevenir erros, é ter um mapeamento completo de tudo que a empresa faz para cada cliente, quem são os responsáveis por cada etapa do trabalho e um check list a ser seguido.
Desta maneira uma empresa contábil pode criar estratégias de produtividade e performance, definindo os melhores profissionais disponíveis para cada tarefa em vez de todo mundo fazer um pouco de tudo.
Com esse tipo de gestão também é possível descobrir pontos fracos de colaboradores e aprimorá-los, bem como descobrir clientes problemáticos e traçar novas metodologias de como lidar com eles.
Quando cada um faz o que sabe fazer de melhor a empresa produz mais, sem cometer erros, num ambiente mais leve, pois tudo está devidamente nos trilhos.
Até chegar ao ponto de não existirem mais gargalos e agora o tempo que está sobrando pode ser revertido no atendimento de novos clientes sem a contratação de novos colaboradores.
Monitoramento
Mas para isso os gestores devem estar comprometidos e serem capazes de monitorar todos esses processos e agir com ações necessárias para manter ou até mesmo melhorar o funcionamento da empresa.
Seria humanamente impossível um gerente revisar cada tarefa que já foi feita por seus colaboradores, por isso a definição e o controle de processos é a pedra fundamental para que qualquer empresa contábil consiga níveis de excelência.
Quando uma tarefa complexa é esmiuçada em pequenos processos simples, a medida que cada um deles é feito e definido como tal, é muito simples que um gestor faça a leitura dos processos executados e entenda em que pé a tarefa se encontra.
Como a tarefa foi quebrada em pequenas partes fáceis de serem executadas só o fato de estarem definidas como feitas já é o suficiente para entender que foi concluída com sucesso.
Até porque uma grande parte delas é executada por sistemas informatizados em que o colaborador faz sua própria conferência e dá andamento no processo.
Sendo assim, quando o gestor monitora o checklist de cada colaborador ele só precisa se preocupar com as exceções.
Em pouquíssimo tempo ter um diagnóstico preciso de cada cenário escolhido, bastando filtrar parâmetros como, data, cliente, colaborador, tarefa, status entre outros.
Por exemplo:
- Quantos clientes possuem tarefas pendentes dentro do prazo de conclusão;
- Quantos clientes possuem tarefas pendentes fora do prazo de conclusão;
- Quais são os status das tarefas de um determinado colaborador;
- Quais são o clientes que estão com status crítico nas entregas de suas tarefas;
- Quais as empresas que estão com todas as tarefas concluídas dentro do prazo;
- Quais os colaboradores possuem o melhor índice de entrega de tarefas;
- Quais são as tarefas mais problemáticas para cada colaborador;
- Quantas tarefas estão em aberto dentre todas as tarefas de todos os clientes.
As combinações são suficientes para varrer a produtividade da empresa como um todo e fazer as ações necessárias. Que podem ser desde instruir melhor um determinado colaborador ou até mesmo bonificá-lo por seu desempenho; Mas também pode se chegar a conclusão que determinados clientes estão atrapalhando o bom funcionamento nas entregas da sua empresa e definir outro tratamento para com eles.
Esse tipo de gestão de processos é importantíssimo, principalmente para empresas que se utilizam de regime híbrido de trabalho ou home office.
Qualquer colaborador pode ter seu trabalho acompanhado independente de onde ele ou seu gestor estejam trabalhando.
Onde entra o Telegram nessa história?
Todo esse monitoramento só é possível ser feito através de um sistema que seja capaz de integrar informações produzidas pelos colaboradores da empresa e também por outros sistemas, em muitos casos, havendo a possibilidade de definir tarefas como concluídas sem que o colaborador se quer tenha feito nenhuma ação, pois existem varreduras automáticas que possibilitam isso.
Essas varreduras também conseguem identificar quando tarefas estão perigosamente perto de seu vencimento sem conclusão, então esse mesmo sistema envia mensagens tanto para o colaborador quanto para o gestor no aplicativo do telegram, notificando sobre o que está prestes a se tornar um problema.
Mesmo que o colaborador esqueça de fazer sua tarefa ele é lembrado pelo sistema com essas mensagens ainda tendo tempo hábil para resolver, mas caso ele esteja impossibilitado o gestor ciente da situação pode tomar as devidas providências.
Independente se toda a equipe está trabalhando à distância, a gestão não fica prejudicada, pois existem tarefas muito bem definidas em um sistema de controle capaz de:
- Fazer baixas automáticas em diversas tarefas automatizadas;
- Reconhecer recibos de obrigações acessórias através da varredura de recibos salvos dando baixa automaticamente;
- Faz automaticamente todos os processos de consulta da situação fiscal no eCAC, com download de relatórios sem intervenção humana, com baixa automática no fim do processo;
- Para os casos de tarefas não automatizadas o colaborador dá a baixa manualmente;
- Envia notificações por email e mensagens via Telegram;
- Exibe relatórios com diversas combinações de filtros para diagnosticar rapidamente qualquer situação na empresa;
- Monitoramento em tempo real de qualquer lugar.
Em poucos cliques é possível acessar toda a gestão dos processos e tarefas necessárias para a prestação de serviços para o cliente.
Não existe a opção de deixar que uma tarefa não seja executada sem que os responsáveis tenham total ciência disso.
Então o gestor deve entender que com uma ferramenta como essa a sua disposição, a melhora dos resultados na empresa contábil é questão de querer.
Simples assim!
Essa ferramenta se chama Neo Controle e além de proporcionar todas as condições citadas neste artigo, também integra com outros sistemas Neo Solutions.
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Como o aplicativo Telegram pode fazer parte da gestão da sua empresa contábil A praticidade de um aplicativo de mensagens somada a processos de gestão muito bem definidos, podem ser a receita de sucesso que sua empresa contábil precisa para se destacar como uma prestadora de serviços com padrão de excelência.
